Implementasi Vector Space Model pada Aplikasi Pengarsipan Berbasis Web di POLDA Sulut

Abstrak

Transformasi digital dalam pengelolaan arsip menjadi kebutuhan mendesak bagi instansi pemerintah, termasuk Direktorat Samapta Unit K-9 POLDA Sulawesi Utara. Selama ini, proses pengarsipan dokumen masih dilakukan secara manual, sehingga pencarian arsip memerlukan waktu lama, rawan kehilangan, dan kurang efisien. Penelitian ini bertujuan untuk membangun dan mengimplementasikan sistem pengarsipan berbasis website dengan algoritma Vector Space Model (VSM) guna meningkatkan efisiensi pencarian dokumen. Metode penelitian meliputi analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi algoritma VSM, dan evaluasi berdasarkan standar ISO/IEC 25010 yang menilai aspek performance efficiency, usability, dan security. Sistem dikembangkan menggunakan PHP, MySQL, Bootstrap, dan diuji pada lingkungan Direktorat Samapta Unit K-9 POLDA Sulut. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan VSM mampu mempercepat proses pencarian dokumen dengan hasil yang relevan terhadap kata kunci (query) yang dimasukkan, serta memberikan nilai kesamaan (similarity) untuk mengurutkan hasil pencarian. Evaluasi menunjukkan sistem memenuhi aspek kinerja dan kemudahan penggunaan, meskipun aspek keamanan masih memerlukan penguatan seperti enkripsi kata sandi dan autentikasi ganda. Kesimpulannya, implementasi VSM pada sistem pengarsipan berbasis web efektif dalam meningkatkan kecepatan dan akurasi pencarian arsip di lingkungan kepolisian. Penelitian selanjutnya disarankan untuk menambahkan fitur keamanan lanjutan, pengujian formal usability, serta pengembangan aplikasi berbasis mobile agar sistem dapat diakses secara lebih fleksibel.